Politique de confidentialité
Version : 01/05/2025
SOMMAIRE
1. Introduction
2. Informations que nous collectons
3. Comment nous utilisons vos informations
4. Partage de vos informations
5. Conservation des données
6. Protection des données personnelles
7. Vos droits en vertu du RGPD
8. Traitement des données de vos clients finaux
9. Cookies et technologies similaires
10. Services d’intelligence artificielle et automatisation
11. Transferts internationaux de données
12. Mineurs
13. Modifications de cette politique
14. Contact
1. Introduction
La présente politique de confidentialité décrit comment MATEBIS SRL (ci-après désignée “la Société”, “nous” ou “notre”), dont le siège est situé Avenue des Gerfauts 10, bte 34, 1170 Watermael-Boitsfort – Belgique, collecte, utilise, conserve, partage et protège les données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture et de l'utilisation du service Mes Avis Pro (le “Service”).
Cette politique s’applique à toutes les données collectées dans le cadre de l’utilisation du Service Mes Avis Pro, à savoir :
les données collectées lors de la navigation sur le site https://mesavispro.com ;
les données fournies lors de la création ou de l'utilisation d'un compte utilisateur ;
les informations échangées dans le cadre de l’assistance ou de la facturation ;
les données transmises par les utilisateurs finaux (clients du Client) dans le cadre des sollicitations d’avis automatisées ;
les données techniques liées à l'utilisation de notre infrastructure (ex. : logs, cookies, adresses IP).
Elle vise également à informer nos Clients professionnels de la manière dont les données de leurs propres clients finaux sont traitées par notre Service en tant que sous-traitant, conformément aux obligations prévues par le RGPD.
Nous accordons une grande importance à la protection des données personnelles et nous engageons à respecter la législation applicable, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD - Règlement (UE) 2016/679), ainsi que les lois belges relatives à la vie privée.
En utilisant le Service Mes Avis Pro, en naviguant sur notre site ou en créant un compte, le Client reconnaît avoir lu, compris et accepté les termes de cette politique de confidentialité.
2. Informations que nous collectons
Dans le cadre de l’utilisation du service Mes Avis Pro, la Société collecte différents types de données personnelles, directement ou indirectement. Ces données concernent à la fois les Clients professionnels (utilisateurs de la plateforme) et les clients finaux de ces derniers (utilisateurs sollicités pour laisser un avis).
2.1 Données collectées auprès des Clients professionnels
Nous collectons les informations suivantes, notamment lors de l’inscription, de la configuration du compte, de la navigation ou de l’assistance :
• Données d’identification : nom, prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, poste occupé
• Données de connexion et de navigation : adresse IP, logs de connexion, cookies, informations sur l'appareil et le navigateur utilisé
• Données de facturation : adresse postale, numéro d’entreprise ou de TVA, historique des paiements
• Données liées à l’utilisation du service : préférences de configuration, messages envoyés, paramètres de déclenchement, intégrations tierces, historiques d’envois et de réponses, rapports d’activité
2.2 Données collectées concernant les clients finaux des Clients professionnels
Dans le cadre du fonctionnement de la plateforme, le Client peut importer ou générer des données concernant ses propres clients finaux. Ces données sont collectées par la Société en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.
Ces données peuvent inclure :
• prénom, nom (si fourni)
• adresse email ou numéro de téléphone
• langue ou localisation
• réponse à un formulaire d’avis ou contenu libre
• note ou score attribué
• comportement (clics sur un lien, non-réponse, désinscription)
Le Client est responsable de la licéité de la collecte de ces données et doit s’assurer que ses clients finaux ont bien été informés et, lorsque requis, ont consenti à leur utilisation dans le cadre de la sollicitation d’avis.
2.3 Données provenant de sources tierces
Nous pouvons également recevoir des informations complémentaires via :
• des intégrations API (ex : Google Business Profile, CRM du client)
• des services de paiement (ex : Stripe)
• des modules d’intelligence artificielle utilisés pour la génération ou l’analyse de contenu
Toutes les données collectées sont utilisées exclusivement dans le cadre de l’exécution du Service et ne sont jamais revendues à des tiers.
3. Comment nous utilisons vos informations
La Société traite les données collectées dans le cadre du Service Mes Avis Pro pour différentes finalités légitimes et proportionnées à la fourniture, la sécurité et l’amélioration du Service. Ces traitements peuvent concerner à la fois les Clients professionnels et les clients finaux (lorsque ceux-ci sont intégrés à la plateforme par le Client).
3.1 Finalités pour les données des Clients professionnels
Les données sont utilisées aux fins suivantes :
• Création, configuration et gestion du compte utilisateur
• Exécution des services souscrits (envoi automatisé d’avis, réponses, filtrage, tableaux de bord)
• Traitement des commandes et facturation
• Assistance technique et relation client
• Suivi statistique de l’activité (utilisation du service, performances, configuration)
• Détection et prévention des activités frauduleuses ou abusives
• Communication d’informations importantes sur le service (mise à jour, maintenance, sécurité, changements contractuels)
3.2 Finalités pour les données des clients finaux
Les données des clients finaux sont traitées par la Société uniquement en tant que sous-traitant, sur instruction du Client, dans les buts suivants :
• Envoi de sollicitations d’avis (email, SMS ou tout canal activé)
• Affichage ou pré-remplissage de formulaire d’avis personnalisé
• Application de règles d’envoi, relance, ou filtrage intelligent des réponses
• Analyse de la satisfaction client et mise à disposition d’indicateurs de suivi au Client
Aucune campagne marketing directe, analyse comportementale externe ou valorisation commerciale des données des clients finaux n’est réalisée par la Société.
3.3 Amélioration du service
Certaines données anonymisées ou agrégées peuvent être utilisées pour :
• Améliorer les performances techniques et fonctionnelles de la plateforme
• Adapter l’expérience utilisateur (ex. recommandations automatiques de configuration)
• Renforcer la sécurité et la fiabilité du système
En aucun cas, ces traitements ne permettent de ré-identifier directement ou indirectement les personnes concernées à des fins externes à la prestation de service.
4. Partage de vos informations
La Société ne partage vos données personnelles qu’avec des tiers strictement nécessaires à l’exécution du Service, dans des conditions de sécurité, de confidentialité et de conformité avec le RGPD. Aucun partage commercial ou revente de données à des fins publicitaires n’est réalisé.
4.1 Sous-traitants et prestataires techniques
Nous pouvons partager certaines données avec des prestataires agissant en notre nom pour assurer :
• l’hébergement de la plateforme (ex. : OVH, Serveurs européens)
• le traitement des paiements (ex. : Stripe)
• l’envoi d’emails ou SMS (ex. : Mailgun, Twilio)
• la génération assistée par IA (ex. : Spokk, OpenAI)
• la gestion de notre outil CRM ou support client
Ces prestataires sont liés contractuellement à la Société par des clauses conformes au RGPD, garantissant un niveau de protection adéquat. Aucun d’entre eux ne peut utiliser les données pour son propre compte.
4.2 Autorités ou obligations légales
Nous pourrons être amenés à partager certaines données avec :
• les autorités judiciaires, fiscales ou administratives, sur demande formelle et légitime
• un avocat, un auditeur ou un tiers légalement autorisé dans le cadre de procédures contentieuses, comptables ou fiscales
4.3 Transfert dans le cadre d’un changement de contrôle
En cas de fusion, acquisition, cession d’actifs ou transfert de tout ou partie de l’activité de la Société, les données pourront être transmises au repreneur potentiel, sous réserve que celui-ci garantisse le respect des mêmes engagements de confidentialité.
4.4 Données des clients finaux
Les données traitées pour le compte des Clients professionnels ne sont jamais utilisées, consultées ou partagées par la Société à des fins externes à la fourniture du service, sauf demande explicite du Client ou obligation légale.
5. Conservation des données
La Société conserve les données personnelles uniquement pour la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf obligation légale contraire.
5.1 Données des Clients professionnels
Les données d’identification, de facturation, d’historique de connexion et de configuration du compte sont conservées :
• pendant toute la durée d’utilisation du Service,
• puis archivées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de la clôture du compte, à des fins de preuve ou de défense en justice,
• ou 7 ans pour les données fiscales et comptables, conformément à la législation belge.
5.2 Données des clients finaux
Les données des clients finaux intégrées à la plateforme par le Client sont conservées :
• aussi longtemps que le compte du Client est actif,
• ou jusqu’à suppression manuelle par le Client ou sur demande du client final via le Client,
• avec une suppression automatique en cas de clôture du compte, sauf obligation légale spécifique.
5.3 Données techniques et cookies
Les cookies et données de navigation anonymisées sont conservés pendant une durée maximale de 13 mois à compter de leur collecte, sauf retrait de consentement préalable de la part de l’utilisateur.
À l’issue des durées de conservation, les données sont soit supprimées de manière sécurisée, soit anonymisées de manière irréversible à des fins purement statistiques.
6. Protection des données personnelles
La Société met en œuvre toutes les mesures techniques, organisationnelles et contractuelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles traitées dans le cadre du Service Mes Avis Pro, conformément à l’article 32 du RGPD.
6.1 Mesures de sécurité appliquées
• Hébergement sécurisé des données sur des serveurs situés en Union européenne (notamment chez OVH) ;
• Accès restreint aux bases de données aux seules personnes autorisées ;
• Journalisation des connexions et surveillance continue de l’infrastructure ;
• Authentification par mot de passe fort et double authentification ;
• Chiffrement des connexions (HTTPS/SSL) ;
• Chiffrement des mots de passe et des jetons d’accès ;
• Sauvegardes automatiques chiffrées ;
• Mises à jour régulières des logiciels et correctifs de sécurité.
6.2 Limitation des accès
L’accès aux données est limité aux seuls employés, prestataires et sous-traitants ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leur mission. Tous sont soumis à une obligation contractuelle de confidentialité renforcée.
6.3 Test et audit
Des audits internes, des tests d’intrusion et des contrôles réguliers sont réalisés pour évaluer la résilience de notre système et l’efficacité des mesures de sécurité.
6.4 Notification en cas de violation de données
En cas de violation de données personnelles présentant un risque élevé pour les personnes concernées, la Société s’engage à :
• en informer l’Autorité de protection des données dans un délai maximum de 72 heures,
• en informer sans délai les utilisateurs concernés, en précisant les mesures prises.
Le Client est également responsable de la sécurité des accès à son compte, et doit veiller à utiliser un mot de passe robuste, à le renouveler régulièrement et à ne pas le partager.
7. Vos droits en vertu du RGPD
Conformément aux articles 12 à 23 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), toute personne concernée par un traitement de données personnelles par la Société bénéficie d’un ensemble de droits fondamentaux. La Société s’engage à les respecter et à faciliter leur exercice dans les meilleurs délais.
7.1 Droits des Clients professionnels
Les utilisateurs de la plateforme Mes Avis Pro disposent des droits suivants sur les données les concernant :
• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données les concernant sont traitées et, le cas échéant, y accéder ;
• Droit de rectification : demander la correction des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de leurs données, sauf si leur conservation est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ;
• Droit à la limitation du traitement : demander que certaines données ne soient plus utilisées temporairement ;
• Droit d’opposition : s’opposer à tout moment à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à des fins de prospection ;
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré et lisible par machine ou les transmettre à un autre responsable de traitement ;
• Droit de retirer le consentement : à tout moment pour les traitements fondés sur le consentement (ex. : newsletter).
7.2 Données des clients finaux
En tant que sous-traitant, la Société traite les données des clients finaux uniquement sur instruction du Client professionnel. Toute demande d’exercice de droits provenant d’un client final devra être adressée directement au Client responsable du traitement. Toutefois, la Société s’engage à coopérer activement avec le Client en cas de demande de suppression ou d’accès de la part d’un tiers.
7.3 Modalités d’exercice
Les demandes d’exercice de droits peuvent être adressées par email à l’adresse suivante : [email protected] ou par courrier postal à :
MATEBIS SRL
Avenue des Gerfauts 10, bte 34
1170 Watermael-Boitsfort, Belgique
Un justificatif d’identité pourra être demandé. La Société répondra dans un délai d’un (1) mois maximum à compter de la réception de la demande.
En cas de litige non résolu, toute personne concernée a la possibilité de saisir l’Autorité de protection des données en Belgique (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).
8. Traitement des données de vos clients finaux
Dans le cadre du Service Mes Avis Pro, les Clients professionnels peuvent importer, transmettre ou générer des données concernant leurs propres clients finaux afin d'automatiser les demandes d’avis. La Société agit dans ce contexte en qualité de sous-traitant, conformément à l’article 28 du RGPD.
8.1 Responsabilité du Client professionnel
Le Client est seul responsable de :
• la licéité de la collecte des données de ses clients finaux,
• l’information préalable des personnes concernées,
• l’obtention, le cas échéant, du consentement pour l’envoi de communications (SMS, email),
• la validité des finalités poursuivies et des durées de conservation choisies,
• la conformité du traitement global aux exigences du RGPD et aux lois nationales applicables.
La Société ne saurait être tenue responsable d’un manquement à ces obligations commis par le Client dans l’exercice de sa propre activité.
8.2 Engagements de la Société en tant que sous-traitant
La Société s’engage à :
• ne traiter les données des clients finaux que sur instruction documentée du Client,
• ne jamais utiliser ces données à des fins personnelles, publicitaires ou statistiques non anonymisées,
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour assurer la sécurité et la confidentialité de ces données,
• supprimer ou restituer toutes les données relatives aux clients finaux au terme de la relation contractuelle, sauf obligation légale contraire,
• signaler sans délai tout incident de sécurité ou violation impliquant les données traitées pour le compte du Client.
Le Client peut, à tout moment, demander à conclure un avenant de sous-traitance formel pour encadrer les responsabilités mutuelles en application de l’article 28.3 du RGPD.
Un justificatif d’identité pourra être demandé. La Société répondra dans un délai d’un (1) mois maximum à compter de la réception de la demande.
En cas de litige non résolu, toute personne concernée a la possibilité de saisir l’Autorité de protection des données en Belgique (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).
9. Cookies et technologies similaires
Lors de la navigation sur le site https://mesavispro.com ou de l’utilisation du Service, des cookies et technologies similaires peuvent être déposés sur l’appareil de l’utilisateur (ordinateur, mobile, tablette), sous réserve des choix exprimés et modifiables à tout moment.
9.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre appareil lors de la visite d’un site internet. Il permet notamment de mémoriser certaines informations techniques, de faciliter la navigation ou de mesurer l’audience du site.
9.2 Types de cookies utilisés
Nous utilisons plusieurs catégories de cookies :
• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site (ex. : session, sécurité).
• Cookies de mesure d’audience : nous permettent de suivre l’utilisation du site à des fins statistiques via des outils comme Google Analytics.
• Cookies fonctionnels : améliorent l’expérience utilisateur (ex. : mémorisation des préférences).
• Cookies marketing/tiers : uniquement si vous y consentez, peuvent être utilisés pour personnaliser le contenu ou vous proposer des publicités ciblées.
9.3 Consentement et paramétrage
Un bandeau d’information s’affiche lors de votre première visite pour vous informer de l’usage des cookies et vous permettre d’accepter ou de refuser tout ou partie des cookies, hors ceux strictement nécessaires. Vous pouvez également modifier vos préférences à tout moment via le lien "Gérer mes cookies" en bas de page.
9.4 Durée de conservation
Les cookies ont une durée de validité maximale de 13 mois après leur dépôt initial. Au-delà, un nouveau consentement sera requis.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre Politique de cookies ou contacter : [email protected].
10. Services d’intelligence artificielle et automatisation
Dans le cadre du Service Mes Avis Pro, certaines fonctionnalités reposent sur des technologies d’intelligence artificielle (IA) ou d’automatisation. Celles-ci sont conçues pour assister le Client dans la gestion des avis clients, tout en respectant la confidentialité et les obligations légales en matière de traitement des données personnelles.
10.1 Fonctions concernées
L’IA peut être utilisée pour :
• Générer automatiquement des réponses aux avis positifs (4 ou 5 étoiles)
• Proposer des suggestions de texte aux clients finaux pour faciliter la rédaction d’un avis
• Identifier les avis à forte valeur ajoutée à republier sur d’autres canaux (avec accord du Client)
• Optimiser les relances automatiques et ajuster les règles d’envoi
Ces fonctionnalités ont pour objectif de simplifier les tâches chronophages et d’améliorer le taux de conversion des demandes d’avis, sans prise de décision automatisée produisant des effets juridiques.
10.2 Traitement des données
Les données transmises à ces outils sont :
• limitées au strict nécessaire pour générer ou adapter un message ;
• anonymisées ou pseudonymisées autant que possible ;
• traitées de manière éphémère (non stockées durablement par les prestataires IA).
Les partenaires IA utilisés (tels que Spokk ou OpenAI) sont tenus par des clauses contractuelles de confidentialité et/ou par des engagements de conformité au RGPD.
10.3 Transparence et contrôle
Le Client conserve à tout moment le contrôle sur :
• l’activation ou non de ces fonctionnalités IA ;
• la personnalisation ou la validation finale des messages générés ;
• la configuration des règles automatiques de relance ou de filtrage.
Aucune automatisation ne sera activée sans configuration préalable par le Client ou son représentant autorisé.
11. Transferts internationaux de données
Dans le cadre du fonctionnement du Service Mes Avis Pro,
certaines données peuvent être transférées hors de l’Espace Économique Européen
(EEE), notamment lorsque la Société fait appel à des prestataires ou
sous-traitants basés dans des pays tiers.
Ces transferts sont encadrés par les mécanismes de
protection prévus par le RGPD afin de garantir un niveau de protection adéquat
des données personnelles, équivalent à celui garanti au sein de l’EEE.
11.1 Pays concernés et prestataires
Les principaux prestataires susceptibles d’impliquer un
transfert de données sont :
Stripe (traitement des paiements) — États-Unis OpenAI (génération assistée de contenu) — États-Unis Mailgun, Twilio (envoi d’emails ou SMS) — États-Unis ou autres
11.2 Garanties mises en place
Lorsque ces prestataires sont situés dans des pays n’ayant
pas fait l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission européenne, la
Société s’assure que les transferts sont couverts par l’un des mécanismes
suivants :
Signature de clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne Certification ou politique interne reconnue comme garantissant une protection adéquate (ex : Privacy Shield [le cas échéant et actualisé]) Engagement contractuel renforcé sur la confidentialité et la sécurité des données
11.3 Droit à l’information
À tout moment, le Client peut demander plus d’informations
sur les garanties applicables aux transferts de données en dehors de l’Union
européenne en nous contactant à l’adresse suivante :
12. Mineurs
Le Service Mes Avis Pro est exclusivement destiné à une utilisation professionnelle et n’est pas conçu pour être utilisé par des personnes âgées de moins de 18 ans.
Nous ne collectons pas intentionnellement de données personnelles concernant des mineurs. Si nous constatons qu’un mineur nous a transmis des données personnelles, ces données seront supprimées dans les meilleurs délais, sauf obligation légale contraire.
Le Client professionnel s’engage à ne pas utiliser le Service pour collecter ou traiter des données relatives à des mineurs, sauf à disposer de l’autorisation légale nécessaire (ex. : autorisation parentale explicite ou base juridique spécifique).
13. Modifications de cette politique
La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment pour refléter les évolutions réglementaires, techniques ou fonctionnelles du Service Mes Avis Pro.
En cas de modification substantielle, le Client sera informé par un message sur la plateforme ou par email. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.
Le Client est invité à consulter régulièrement cette page afin de rester informé des conditions de traitement de ses données personnelles. L’utilisation continue du Service après la mise à jour de la politique vaut acceptation des modifications apportées.
14. Contact
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité, à la gestion de vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :
Par courrier postal :
MATEBIS SRL
Avenue des Gerfauts 10, boîte
341170 Watermael-Boitsfort
Belgique
Par email :[email protected]
Nous nous engageons à répondre à toute demande dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de sa réception, conformément au RGPD.
